Polityka prywatności
Polityka prywatności
§1. Administrator danych osobowych
1. Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) jest Magdalena Bogus prowadząca działalność gospodarczą pod firmą BestHR – Magdalena Bogus, ul. Żurawia 7/9 lok. 1.14, 91-455 Łódź, NIP: 727 238 68 33, nr wpisu do Rejestru Agencji Zatrudnienia (KRAZ): 3274, dalej jako „BestHR” lub „Administrator”.
2. Z Administratorem można kontaktować się pod adresem e-mail: biuro@besthr.pl oraz telefonicznie pod numerem +48 577 880 580.
3. BestHR prowadzi działalność jako agencja rekrutacji, posiadająca wpis do Rejestru Agencji Zatrudnienia, świadcząc w szczególności usługi pośrednictwa pracy i rekrutacji na rzecz klientów poszukujących kandydatów do zatrudnienia lub nawiązania innych form współpracy, w tym współpracy na podstawie umów cywilnoprawnych lub B2B.
4. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych oraz ochrony ich przed przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem.
§2. Zakres danych, osoby, których dane dotyczą, oraz źródła danych
1. Administrator może przetwarzać dane osobowe w szczególności:
a) kandydatów uczestniczących w konkretnych procesach rekrutacyjnych prowadzonych przez BestHR na rzecz klientów;
b) kandydatów, którzy dobrowolnie przekazali swoje CV lub inne dane do bazy kandydatów BestHR w celu uwzględniania ich w przyszłych procesach rekrutacyjnych;
c) potencjalnych kandydatów, z którymi BestHR nawiązuje kontakt w ramach bezpośredniego poszukiwania kandydatów (direct search / headhunting);
d) klientów i potencjalnych klientów BestHR;
e) osób reprezentujących klientów, usługodawców, dostawców i innych kontrahentów oraz osób wyznaczonych przez nich do kontaktu;
f) usługodawców, dostawców i innych kontrahentów będących osobami fizycznymi;
g) osób kontaktujących się z BestHR za pośrednictwem poczty elektronicznej, telefonu, strony internetowej, formularzy, profesjonalnych portali zawodowych lub innych kanałów komunikacji.
2. W zależności od charakteru relacji Administrator może przetwarzać w szczególności dane identyfikacyjne i kontaktowe, dane dotyczące wykształcenia, kwalifikacji, doświadczenia i przebiegu kariery zawodowej, znajomości języków, preferencji zawodowych, oczekiwanego wynagrodzenia, preferowanej formy współpracy, lokalizacji, mobilności i dostępności, a także informacje zawarte w CV, dokumentach aplikacyjnych, korespondencji i dokumentacji związanej z prowadzonym procesem lub współpracą.
3. Dane osobowe mogą być pozyskiwane:
a) bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, w szczególności za pośrednictwem formularzy aplikacyjnych, CV, poczty elektronicznej, telefonu, wiadomości przesyłanych za pośrednictwem profesjonalnych portali zawodowych lub innych kanałów komunikacji;
b) od klienta, kontrahenta lub podmiotu, który dana osoba reprezentuje;
c) z profesjonalnych portali i serwisów zawodowych, w szczególności takich jak LinkedIn, w zakresie danych zawodowych udostępnionych tam w związku z aktywnością zawodową użytkownika oraz możliwości nawiązywania kontaktów zawodowych i rekrutacyjnych;
d) z innych publicznie dostępnych i zgodnych z prawem źródeł związanych z aktywnością zawodową;
e) od osoby polecającej kandydata lub z innego zgodnego z prawem źródła.
4. Jeżeli dane osobowe nie zostały pozyskane bezpośrednio od osoby, której dotyczą, Administrator przekazuje jej informacje wymagane zgodnie z art. 14 RODO w terminie przewidzianym tym przepisem, w szczególności najpóźniej przy pierwszym kontakcie, chyba że zastosowanie znajduje jeden z wyjątków przewidzianych w RODO.
§3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych
Administrator przetwarza dane osobowe odpowiednio do charakteru relacji oraz celu przetwarzania:
a) w celu prowadzenia konkretnego procesu rekrutacyjnego na rzecz klienta BestHR, w tym przyjęcia aplikacji, analizy doświadczenia, kwalifikacji i profilu zawodowego kandydata, prowadzenia kontaktu i rozmów rekrutacyjnych oraz oceny dopasowania kandydata do stanowiska lub określonej formy współpracy – na podstawie zgody kandydata (art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
b) w celu przekazania kandydatury klientowi BestHR, na rzecz którego prowadzony jest konkretny proces rekrutacyjny. Jeżeli tożsamość klienta nie została kandydatowi wcześniej ujawniona, BestHR przed przekazaniem danych informuje kandydata o tożsamości klienta i uzyskuje zgodę na przekazanie temu klientowi jego kandydatury i dokumentów aplikacyjnych (art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
c) w celu prowadzenia bazy kandydatów i uwzględniania kandydatów w przyszłych procesach rekrutacyjnych prowadzonych przez BestHR na rzecz swoich klientów – na podstawie dobrowolnej zgody kandydata (art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
d) w celu bezpośredniego poszukiwania kandydatów (direct search / headhunting), analizy danych zawodowych oraz nawiązania pierwszego kontaktu z osobą, której profil zawodowy może odpowiadać prowadzonej lub planowanej rekrutacji – na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na prowadzeniu działalności rekrutacyjnej i wyszukiwaniu potencjalnych kandydatów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Dalszy udział osoby w procesie rekrutacyjnym jest dobrowolny;
e) w celu przygotowania i przedstawienia oferty handlowej, prowadzenia negocjacji oraz podejmowania działań zmierzających do zawarcia umowy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli osoba, której dane dotyczą, jest potencjalną stroną umowy, lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO w przypadku osób reprezentujących potencjalnego klienta lub innych osób kontaktowych;
f) w celu zawierania i realizacji umów oraz współpracy z klientami, usługodawcami, dostawcami i innymi kontrahentami – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli osoba, której dane dotyczą, jest stroną umowy, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO w przypadku osób reprezentujących kontrahenta lub wyznaczonych do kontaktu. Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest w takim przypadku prawidłowa organizacja i realizacja współpracy;
g) w celu prowadzenia bieżącej korespondencji, kontaktu telefonicznego lub elektronicznego oraz udzielania odpowiedzi na zapytania – na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na zapewnieniu komunikacji związanej z działalnością BestHR (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
h) w celu realizacji obowiązków prawnych, podatkowych, rachunkowych oraz innych obowiązków wynikających z przepisów prawa – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
i) w celu rozpatrywania reklamacji, ustalania, dochodzenia lub obrony roszczeń oraz wykazywania określonych faktów związanych z działalnością Administratora – na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
j) w celu marketingu własnych usług BestHR – w zakresie dopuszczonym przepisami prawa na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a w przypadku gdy przepisy wymagają uprzedniej zgody na wykorzystanie określonego kanału komunikacji elektronicznej lub telefonicznej – po uzyskaniu wymaganej zgody;
k) w celu obsługi strony internetowej, formularzy internetowych, zapewnienia ich bezpieczeństwa i prawidłowego funkcjonowania oraz prowadzenia statystyk – odpowiednio na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) lub zgody użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), jeżeli zastosowanie określonych technologii wymaga takiej zgody.
§4. Szczególne kategorie danych osobowych
1. BestHR co do zasady nie wymaga od kandydatów podawania szczególnych kategorii danych osobowych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, jeżeli nie jest to niezbędne i nie wynika z obowiązujących przepisów prawa.
2. Jeżeli kandydat z własnej inicjatywy przekaże w CV, formularzu, korespondencji lub innych dokumentach dane należące do szczególnych kategorii danych osobowych, ich przetwarzanie może następować wyłącznie w przypadku istnienia odpowiedniej podstawy prawnej, w szczególności na podstawie wyraźnej zgody osoby, której dane dotyczą, zgodnie z art. 9 ust. 2 lit. a RODO.
3. Dane szczególnych kategorii, do których przetwarzania Administrator nie posiada odpowiedniej podstawy prawnej, mogą zostać usunięte.
§5. Odbiorcy danych osobowych
1. Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom wspierającym BestHR w prowadzeniu działalności, w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów, w szczególności:
a) dostawcom systemów informatycznych i rekrutacyjnych, w tym dostawcy systemu ATS wykorzystywanego przez BestHR do prowadzenia procesów rekrutacyjnych i zarządzania bazą kandydatów;
b) dostawcom usług IT, hostingu, poczty elektronicznej, usług chmurowych, narzędzi komunikacyjnych i zabezpieczeń informatycznych;
c) podmiotom świadczącym usługi księgowe i rachunkowe;
d) kancelariom prawnym i innym profesjonalnym doradcom;
e) podmiotom wspierającym obsługę strony internetowej oraz narzędzi analitycznych;
f) innym podmiotom przetwarzającym dane na udokumentowane polecenie Administratora;
g) sądom, organom administracji publicznej, organom ścigania oraz innym podmiotom uprawnionym do otrzymania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa.
2. W przypadku konkretnego procesu rekrutacyjnego dane osobowe i dokumenty aplikacyjne kandydata mogą zostać przekazane klientowi BestHR, na rzecz którego prowadzony jest dany proces rekrutacyjny, po poinformowaniu kandydata o tożsamości klienta i zgodnie z udzieloną zgodą.
3. Klient BestHR, który otrzymuje dane kandydata w celu dokonania własnej oceny kandydatury i podjęcia decyzji dotyczącej zatrudnienia lub nawiązania innej formy współpracy, co do zasady staje się odrębnym administratorem przekazanych mu danych osobowych i realizuje własne obowiązki wynikające z RODO.
§6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
1. W związku z korzystaniem przez BestHR z usług technologicznych, hostingowych, pocztowych, analitycznych, komunikacyjnych lub innych usług świadczonych przez podmioty działające międzynarodowo może dochodzić do przetwarzania lub przekazywania danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG).
2. Przekazanie danych poza EOG może również nastąpić, jeżeli konkretny proces rekrutacyjny prowadzony jest na rzecz klienta mającego siedzibę poza EOG i kandydat został o takim przekazaniu odpowiednio poinformowany.
3. W przypadku przekazywania danych poza EOG Administrator stosuje odpowiednie mechanizmy przewidziane w rozdziale V RODO, w szczególności decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony, standardowe klauzule umowne lub inny zgodny z prawem mechanizm transferu danych.
4. Informację dotyczącą stosowanych zabezpieczeń przy przekazywaniu danych poza EOG można uzyskać, kontaktując się z Administratorem pod adresem biuro@besthr.pl.
§7. Okres przechowywania danych osobowych
1. Dane osobowe kandydatów przetwarzane w ramach konkretnego procesu rekrutacyjnego są przechowywane co do zasady do czasu zakończenia tego procesu lub wcześniejszego skutecznego wycofania zgody, jeżeli zgoda stanowi podstawę przetwarzania, chyba że dalsze przechowywanie określonego zakresu danych jest wymagane przez przepisy prawa lub istnieje inna ważna podstawa prawna ich dalszego przetwarzania.
2. Jeżeli kandydat wyraził odrębną zgodę na uwzględnianie jego kandydatury w przyszłych procesach rekrutacyjnych, jego dane osobowe są przechowywane do czasu wycofania zgody, jednak nie dłużej niż przez 3 lata od dnia jej udzielenia.
3. Przed upływem okresu, o którym mowa w ust. 2, BestHR może zwrócić się do kandydata o aktualizację danych i ponowne wyrażenie zgody na dalsze przetwarzanie danych w celu przyszłych procesów rekrutacyjnych. W przypadku ponownego udzielenia zgody okres przechowywania danych jest liczony od dnia udzielenia nowej zgody.
4. Dane osobowe przetwarzane w związku z kontaktami zawodowymi, biznesowymi, rekrutacyjnymi oraz prowadzoną korespondencją są przechowywane przez okres uzasadniony celem i charakterem relacji, potrzebą zachowania historii kontaktu, realizacją prawnie uzasadnionych interesów Administratora oraz, w odpowiednich przypadkach, potrzebą ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Okres przechowywania jest ustalany z uwzględnieniem dalszej przydatności i aktualności danych, charakteru prowadzonej działalności oraz okoliczności konkretnej relacji. Dane są usuwane lub ich przetwarzanie jest ograniczane, gdy ustaje cel ich dalszego przetwarzania albo osoba, której dane dotyczą, skutecznie skorzysta z przysługujących jej praw, o ile Administrator nie posiada innej ważnej podstawy prawnej dalszego przetwarzania.
5. Dane związane z umowami i współpracą z klientami, usługodawcami, dostawcami oraz innymi kontrahentami są przechowywane przez okres obowiązywania umowy, a po jej zakończeniu przez okres wymagany przepisami prawa lub niezbędny do upływu właściwych terminów przedawnienia roszczeń.
6. Dane znajdujące się w dokumentach księgowych i rozliczeniowych są przechowywane przez okres wymagany przez obowiązujące przepisy podatkowe i rachunkowe.
7. Dane przetwarzane w celu marketingu własnych usług BestHR są przechowywane do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu, wycofania wymaganej zgody lub ustania celu ich przetwarzania.
8. Jeżeli te same dane osobowe są przetwarzane w kilku celach lub na kilku podstawach prawnych, zakończenie przetwarzania w jednym celu nie musi oznaczać ich natychmiastowego usunięcia, jeżeli Administrator posiada inną ważną podstawę prawną do ich dalszego przetwarzania.
§8. Uprawnienia osoby, której dane dotyczą
1. W przypadkach przewidzianych przez RODO osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo:
a) dostępu do swoich danych osobowych oraz uzyskania ich kopii (art. 15 RODO);
b) żądania sprostowania nieprawidłowych danych lub uzupełnienia danych niekompletnych (art. 16 RODO);
c) żądania usunięcia danych osobowych, jeżeli zachodzą przesłanki określone w art. 17 RODO;
d) żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych w przypadkach określonych w art. 18 RODO;
e) przenoszenia danych, jeżeli spełnione są warunki określone w art. 20 RODO;
f) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych prowadzonego na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osoby, której dane dotyczą (art. 21 RODO);
g) wniesienia w każdym czasie sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych do celów marketingu bezpośredniego;
h) wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody.
2. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego na jej podstawie przed wycofaniem.
3. W celu realizacji swoich praw należy skontaktować się z Administratorem pod adresem biuro@besthr.pl.
4. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
§9. Dobrowolność podania danych
1. Podanie danych osobowych jest co do zasady dobrowolne.
2. Podanie określonych danych może być jednak niezbędne do udziału w konkretnym procesie rekrutacyjnym, umieszczenia kandydatury w bazie przyszłych rekrutacji, podjęcia działań przed zawarciem umowy, zawarcia lub wykonania umowy, udzielenia odpowiedzi na zapytanie albo wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa.
3. Niepodanie danych niezbędnych do realizacji określonego celu może uniemożliwić odpowiednio udział w rekrutacji, uwzględnienie kandydatury w bazie, nawiązanie kontaktu, zawarcie lub wykonanie umowy albo realizację określonej usługi.
§10. System ATS, dopasowywanie kandydatów i zautomatyzowane podejmowanie decyzji
1. BestHR korzysta z systemów informatycznych wspierających prowadzenie procesów rekrutacyjnych i zarządzanie bazą kandydatów, w tym z systemu ATS.
2. System ATS może służyć w szczególności do przechowywania i porządkowania danych, wyszukiwania kandydatów, filtrowania profili oraz zestawiania informacji według kryteriów istotnych dla procesu rekrutacyjnego, takich jak doświadczenie, kwalifikacje, stanowisko, branża, lokalizacja, znajomość języków, dostępność lub preferencje zawodowe.
3. BestHR nie podejmuje wobec kandydatów decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływających wyłącznie na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania danych w rozumieniu art. 22 RODO. Ostateczna ocena kandydatury odbywa się z udziałem człowieka.
§11. Pliki cookies i narzędzia analityczne
1. Strona internetowa BestHR może wykorzystywać pliki cookies i podobne technologie niezbędne do jej prawidłowego funkcjonowania oraz – zależnie od wyboru użytkownika – technologie służące celom funkcjonalnym, statystycznym lub analitycznym.
2. Narzędzia inne niż niezbędne, w szczególności narzędzia analityczne, są uruchamiane w zakresie wymagającym zgody dopiero po dokonaniu odpowiedniego wyboru przez użytkownika w mechanizmie zarządzania zgodami na stronie internetowej.
3. BestHR może korzystać z usługi Google Analytics w celu tworzenia zbiorczych statystyk dotyczących sposobu korzystania ze strony internetowej. Dostawcą usług Google dla użytkowników w Europejskim Obszarze Gospodarczym jest co do zasady Google Ireland Limited. Korzystanie z Google Analytics może wiązać się z przetwarzaniem takich informacji jak identyfikatory internetowe, informacje o urządzeniu, przeglądarce oraz sposobie korzystania ze strony.
4. Użytkownik może w każdym czasie zmienić swoje preferencje dotyczące opcjonalnych plików cookies za pomocą mechanizmu zarządzania zgodami dostępnego na stronie oraz ustawień swojej przeglądarki.
5. Więcej informacji o zasadach przetwarzania danych przez Google można znaleźć pod adresem: https://policies.google.com/privacy?hl=pl.
§12. Zmiany Polityki prywatności
1. Niniejsza Polityka prywatności może być aktualizowana w szczególności w przypadku zmian przepisów prawa, sposobów przetwarzania danych, stosowanych systemów lub zakresu usług świadczonych przez BestHR.
2. Aktualna wersja Polityki prywatności jest publikowana na stronie internetowej BestHR.
Data ostatniej aktualizacji: 10 sierpnia 2026 r.
PRIVACY POLICY
§1. Personal Data Controller
1. The controller of personal data within the meaning of Article 4(7) of Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 (General Data Protection Regulation, “GDPR”) is Magdalena Bogus, conducting business under the name BestHR – Magdalena Bogus, ul. Żurawia 7/9, unit 1.14, 91-455 Łódź, Poland, Tax Identification Number (NIP): 727 238 68 33, Employment Agency Register (KRAZ) No. 3274, hereinafter referred to as “BestHR” or the “Controller”.
2. The Controller may be contacted by e-mail at biuro@besthr.pl or by telephone at +48 577 880 580.
3. BestHR operates as a recruitment agency registered in the Employment Agency Register, providing in particular recruitment and employment placement services to clients seeking candidates for employment or other forms of professional cooperation, including civil-law or B2B cooperation.
4. The Controller applies appropriate technical and organisational measures to ensure the security of personal data and to protect it against accidental or unlawful destruction, loss, alteration, unauthorised disclosure or access.
§2. Scope of Data, Categories of Data Subjects and Sources of Data
1. The Controller may process personal data relating in particular to:
a) candidates participating in specific recruitment processes conducted by BestHR on behalf of its clients;
b) candidates who voluntarily submit their CV or other information to the BestHR candidate database for future recruitment processes;
c) potential candidates contacted by BestHR as part of direct search / headhunting activities;
d) BestHR clients and prospective clients;
e) representatives and contact persons of clients, service providers, suppliers and other contractors;
f) service providers, suppliers and other contractors who are natural persons;
g) persons contacting BestHR by e-mail, telephone, website forms, professional platforms or other communication channels.
2. Depending on the nature of the relationship, the Controller may process in particular identification and contact details, information concerning education, qualifications, professional experience and career history, language skills, professional preferences, salary expectations, preferred form of cooperation, location, mobility and availability, as well as information contained in CVs, application documents, correspondence and documentation relating to a recruitment process or business relationship.
3. Personal data may be obtained:
a) directly from the data subject, in particular through application forms, CVs, e-mail, telephone, messages sent through professional networking platforms or other communication channels;
b) from a client, contractor or organisation represented by the data subject;
c) from professional networking and career platforms, in particular LinkedIn, within the scope of professional information made available there in connection with the user’s professional activity and professional or recruitment networking;
d) from other publicly available and lawful sources related to professional activity;
e) from a person referring a candidate or another lawful source.
4. Where personal data has not been obtained directly from the data subject, the Controller provides the information required under Article 14 GDPR within the period specified therein, in particular no later than at the time of the first communication with the data subject, unless an exemption provided for by the GDPR applies.
§3. Purposes and Legal Bases of Processing
The Controller processes personal data according to the nature of the relationship and the relevant purpose:
a) to conduct a specific recruitment process on behalf of a BestHR client, including receiving applications, assessing the candidate’s professional experience, qualifications and profile, communicating with and interviewing candidates and evaluating their suitability for a position or a particular form of cooperation – on the basis of the candidate’s consent (Article 6(1)(a) GDPR);
b) to transfer a candidate’s profile to the BestHR client for whom a specific recruitment process is conducted. Where the identity of the client has not previously been disclosed to the candidate, BestHR informs the candidate of the client’s identity before transferring the data and obtains the candidate’s consent to transfer their profile and application documents to that client (Article 6(1)(a) GDPR);
c) to maintain the BestHR candidate database and consider candidates for future recruitment processes conducted by BestHR on behalf of its clients – on the basis of the candidate’s voluntary consent (Article 6(1)(a) GDPR);
d) to conduct direct search / headhunting activities, assess professional information and make initial contact with persons whose professional profile may correspond to a current or planned recruitment process – on the basis of the Controller’s legitimate interest in conducting recruitment activities and identifying potential candidates (Article 6(1)(f) GDPR). Further participation in a recruitment process is voluntary;
e) to prepare and present commercial proposals, conduct negotiations and take steps towards entering into a contract – pursuant to Article 6(1)(b) GDPR where the data subject is a prospective party to the contract, or Article 6(1)(f) GDPR in relation to representatives or contact persons of prospective clients;
f) to enter into and perform contracts and business relationships with clients, service providers, suppliers and other contractors – pursuant to Article 6(1)(b) GDPR where the data subject is a party to the contract, or Article 6(1)(f) GDPR in relation to representatives and contact persons. In such cases, the Controller’s legitimate interest is the proper organisation and performance of the business relationship;
g) to conduct correspondence and telephone or electronic communication and respond to enquiries – on the basis of the Controller’s legitimate interest in ensuring communication relating to BestHR’s business activities (Article 6(1)(f) GDPR);
h) to comply with legal, tax, accounting and other statutory obligations – pursuant to Article 6(1)(c) GDPR;
i) to handle complaints and establish, exercise or defend legal claims and demonstrate relevant facts – on the basis of the Controller’s legitimate interest (Article 6(1)(f) GDPR);
j) to market BestHR’s own services within the limits permitted by applicable law – on the basis of the Controller’s legitimate interest (Article 6(1)(f) GDPR), and where applicable law requires prior consent to use a particular electronic or telephone communication channel, after the required consent has been obtained;
k) to operate the website and online forms, ensure their security and proper functioning and generate statistics – as applicable, on the basis of the Controller’s legitimate interest (Article 6(1)(f) GDPR) or the user’s consent (Article 6(1)(a) GDPR) where the use of particular technologies requires consent.
§4. Special Categories of Personal Data
1. BestHR does not generally require candidates to provide special categories of personal data referred to in Article 9(1) GDPR unless such processing is necessary and permitted or required by applicable law.
2. Where a candidate voluntarily provides special categories of personal data in a CV, form, correspondence or other documents, such data may only be processed where an appropriate legal basis exists, in particular the data subject’s explicit consent under Article 9(2)(a) GDPR.
3. Special category data for which the Controller does not have an appropriate legal basis may be deleted.
§5. Recipients of Personal Data
1. Personal data may be disclosed, to the extent necessary for the relevant purpose, to entities supporting BestHR’s business activities, including:
a) providers of IT and recruitment systems, including the provider of the ATS system used by BestHR to conduct recruitment processes and manage the candidate database;
b) providers of IT, hosting, e-mail, cloud, communication and cybersecurity services;
c) accounting service providers;
d) law firms and other professional advisers;
e) website and analytics service providers;
f) other processors acting on the Controller’s documented instructions;
g) courts, public authorities, law enforcement authorities and other entities entitled to receive personal data under applicable law.
2. In a specific recruitment process, a candidate’s personal data and application documents may be transferred to the BestHR client for whom that process is conducted, after the candidate has been informed of the client’s identity and in accordance with the consent given by the candidate.
3. A BestHR client receiving candidate data for its own assessment and for making a decision concerning employment or another form of cooperation will generally act as a separate controller of the personal data received and will be responsible for complying with its own obligations under the GDPR.
§6. Transfers Outside the European Economic Area
1. In connection with BestHR’s use of technology, hosting, e-mail, analytics, communication or other services provided by internationally operating entities, personal data may be processed or transferred outside the European Economic Area (EEA).
2. A transfer outside the EEA may also take place where a specific recruitment process is conducted on behalf of a client established outside the EEA and the candidate has been appropriately informed of such transfer.
3. Where personal data is transferred outside the EEA, the Controller applies an appropriate mechanism provided for in Chapter V GDPR, including an adequacy decision of the European Commission, Standard Contractual Clauses or another lawful data transfer mechanism.
4. Information concerning safeguards applied to transfers outside the EEA may be obtained by contacting the Controller at biuro@besthr.pl.
§7. Personal Data Retention Periods
1. Personal data processed in connection with a specific recruitment process is generally retained until that process has been completed or, where consent is the legal basis, until consent is effectively withdrawn, unless continued retention of a limited scope of data is required by law or another valid legal basis applies.
2. Where a candidate has separately consented to being considered for future recruitment processes, their personal data is retained until consent is withdrawn, but for no longer than 3 years from the date on which the consent was given.
3. Before the period referred to above expires, BestHR may ask the candidate to update their information and give new consent to further processing for future recruitment purposes. Where new consent is given, the retention period is calculated from the date of the new consent.
4. Personal data processed in connection with professional, business and recruitment contacts and correspondence is retained for a period justified by the purpose and nature of the relationship, the need to maintain a history of contact, the pursuit of the Controller’s legitimate interests and, where appropriate, the need to establish, exercise or defend legal claims. The retention period is determined taking into account the continuing relevance and accuracy of the data, the nature of the Controller’s activities and the circumstances of the particular relationship. Personal data is deleted or its processing is restricted when the purpose for further processing ceases to exist or the data subject effectively exercises the rights available to them, unless the Controller has another valid legal basis for continued processing.
5. Data relating to contracts and business relationships with clients, service providers, suppliers and other contractors is retained for the duration of the contract and subsequently for periods required by law or necessary until the expiry of applicable limitation periods.
6. Data contained in accounting and settlement documents is retained for the period required by applicable tax and accounting laws.
7. Personal data processed for the marketing of BestHR’s own services is retained until an effective objection is made, the required consent is withdrawn or the purpose of processing ceases.
8. Where the same personal data is processed for several purposes or on several legal bases, termination of processing for one purpose does not necessarily result in immediate deletion if the Controller has another valid legal basis for continued processing.
§8. Data Subject Rights
1. Subject to the conditions set out in the GDPR, the data subject has the right:
a) to access their personal data and obtain a copy thereof (Article 15 GDPR);
b) to request rectification of inaccurate data or completion of incomplete data (Article 16 GDPR);
c) to request erasure of personal data where the conditions under Article 17 GDPR are met;
d) to request restriction of processing in the cases specified in Article 18 GDPR;
e) to data portability where the conditions set out in Article 20 GDPR are met;
f) to object, on grounds relating to their particular situation, to processing based on the Controller’s legitimate interests (Article 21 GDPR);
g) to object at any time to the processing of personal data for direct marketing purposes;
h) to withdraw consent at any time where processing is based on consent.
2. Withdrawal of consent does not affect the lawfulness of processing carried out on the basis of consent before its withdrawal.
3. To exercise these rights, please contact the Controller at biuro@besthr.pl.
4. The data subject also has the right to lodge a complaint with the President of the Personal Data Protection Office in Poland.
§9. Voluntary Provision of Personal Data
1. The provision of personal data is generally voluntary.
2. Certain information may, however, be necessary to participate in a specific recruitment process, be included in the candidate database for future recruitment processes, take steps prior to entering into a contract, enter into or perform a contract, receive a response to an enquiry or comply with statutory obligations.
3. Failure to provide data necessary for a particular purpose may prevent participation in a recruitment process, inclusion in the candidate database, communication, entering into or performing a contract or provision of a particular service.
§10. ATS System, Candidate Matching and Automated Decision-Making
1. BestHR uses IT systems supporting recruitment processes and candidate database management, including an Applicant Tracking System (ATS).
2. The ATS may be used in particular to store and organise information, search for candidates, filter profiles and compare data according to recruitment-related criteria such as professional experience, qualifications, position, industry, location, language skills, availability or professional preferences.
3. BestHR does not make decisions producing legal effects concerning candidates or similarly significantly affecting them solely on the basis of automated processing within the meaning of Article 22 GDPR. Final candidate assessment involves human review.
§11. Cookies and Analytics
1. The BestHR website may use cookies and similar technologies necessary for its proper functioning and, depending on the user’s choice, technologies used for functional, statistical or analytical purposes.
2. Non-essential tools, in particular analytics tools, are activated where consent is required only after the user has made the appropriate choice through the website’s consent management mechanism.
3. BestHR may use Google Analytics to generate aggregate statistics concerning the use of the website. Google services for users in the European Economic Area are generally provided by Google Ireland Limited. The use of Google Analytics may involve processing information such as online identifiers, information about the user’s device and browser and information about the use of the website.
4. Users may change their preferences regarding optional cookies at any time through the consent management mechanism available on the website and through their browser settings.
5. More information about Google’s data processing practices is available at: https://policies.google.com/privacy?hl=en.
§12. Changes to this Privacy Policy
1. This Privacy Policy may be updated in particular as a result of changes in applicable law, data processing practices, systems used or the scope of services provided by BestHR.
2. The current version of this Privacy Policy is published on the BestHR website.
Last updated: 10 August 2026.